Bureaucratie = onkruid 🌱
Bureaucratie = onkruid 🌱
Bedankt voor alle lieve reacties vorige week, toen ik vertelde dat ik ontslag heb genomen bij Google na het lezen van m'n boek (hetboekwaarvan.nl). Het wordt zo vet 🫶🏼
Mijn haat voor bureaucratie zit nogal diep. Het ging mis toen ik bij de gemeente een nieuw paspoort aan moest vragen. Mijn pasfoto was door een erkende fotograaf, dure software én de baliemedewerker goedgekeurd, maar bij het laatste poortje ging het sein op rood. Het was het eerste dominosteentje dat omviel. Er zouden er nog velen volgen. Ik bespaar je mijn rant over paspoortfoto’s, want ik wil een punt maken.
Het viel me op dat de medewerker vriendelijk, empatisch, slim en pragmatisch over kwam, maar dat het proces star, koud, dom en omslachtig was. Dat lag niet aan haar, maar aan het systeem. Een systeem wat geen ruimte laat aan slimme mensen om zelf na te denken en met een oplossing te komen. En bij het aanvragen van een paspoort kan ik dat begrijpen, dan wil je zeker weten dat het klopt. Maar bij veel organisaties is er geen goede reden voor al die rompslomp. Toch struikelen we dagelijks over bureaucratie die ons het werkende leven zuur maakt.
Regels, procedures en hoepels waar je doorheen moet springen die geen enkele waarde toevoegen. Extra stappen die het werk vertragen en frustreren, in plaats van beter maken. Collega’s moeten binnen de lijntjes kleuren, goedkeuring vragen, geen vragen stellen en zeker geen fouten maken. Van koers wijzigen, experimenteren en itereren is praktisch onmogelijk. Ondertussen weten alle collega’s dat iets omslachtig is en onnodig veel tijd en geld kost. Nog erger: iedereen weet hoe het beter moet, want de oplossing ligt voor de hand, maar niemand durft vragen te stellen.
Bureaucratie is als onkruid en de wortel is een cynische baas die collega’s niet vertrouwt. Bureaucratie overgroeit nieuwe ideeën, kritische vragen en heldere gedachten. Het verstikt alle toegevoegde waarde die jij brengt. En we kunnen naar de baas wijzen, maar als je niet oppast creëer je de bureaucratie zelf. ‘Vraag nog even goedkeuring aan….’ hoooo, stop.
We kunnen bureaucratie-onkruid bestrijden met deze drie stappen. Je kunt het ongemengd en rijkelijk aanbrengen (en doorsturen naar je baas).
Vertrouw je collega’s. Ga er vanuit dat mensen hun best doen en dat er een kans bestaat dat ze het beter weten dan jij. Luister naar ze. Moedig ze aan om met suggesties te komen in plaats van domweg te doen wat er staat voorgeschreven. We hebben verantwoordelijkheid en mandaat nodig om ons werk goed te doen en waarde toe te voegen. Meer vertrouwen, minder controle.
Vier de collega’s die vragen stellen en de status quo op een constructieve manier bevragen. Moedig mensen aan om nieuwe dingen te proberen die logisch lijken, te blijven experimenteren en fouten maken. Geef zelf het goede voorbeeld en kleur af en toe buiten de lijntjes.
Maak jezelf overbodig. Wanneer je alles wat je doet vastlegt, ontdek je weeffouten. Dingen die een paar jaar geleden logisch waren, maar nu niet meer werken. Of stapjes die over tijd zijn toegevoegd, die nu een onmogelijk proces vormen. Tegelijk zie je punten waar jij de single point of failure bent, wat bureaucratie in de hand werkt. Maak jezelf overbodig door alles te documenteren en je kennis te delen. Moedig anderen aan hetzelfde te doen.
Groetjes,
Roland
P.S. Harvard Business Review deed onderzoek (7000 respondenten) naar bureaucratie. Ze delen een paar treffende getallen. Bijvoorbeeld dit grafiekje waarin staat hoeveel tijd collega’s kwijt zijn aan intern geneuzel en goedkeuring vragen. Dan springen de tranen toch in je ogen 🥹.
In het nieuws 🗞️
Bij de DE BOVENKAMER van VPRO vertelt Nina over haar burn-out. Een weekje rustig aan doen, werd drieënhalf jaar ziek thuis zitten. Ze kon amper haar tanden poetsen. Het raakt me wanneer ze vertelt hoe diep het dal was. In de bloei van haar leven was ze niet aan het studeren, feesten en reizen, maar lag ze in bed. Het is een eerlijk inkijkje in wat een burn-out echt is.
Er zijn steeds meer zzp’ers in het onderwijs en die zijn duur, meldt de NOS. Ten opzichte van tien jaar geleden zijn er twee keer zoveel zzp’ers werkzaam in het onderwijs. Waar een docent in loondienst gemiddeld 58 euro per uur kost, mag een school voor een zzp’er 113 euro aftikken. De grap is dat dit verschil in de zak van het uitzendbureau verdwijnt. Zzp-docenten zeggen vooral de vrijheid en autonomie te waarderen. Daar ligt een kans voor werkgevers: het gaat ze dus niet om het geld.
Boek-update 🎉
Ik was te gast bij m’n vrinden van POM, die zo gek zijn geweest om mijn boek uit te geven met POM.press. Wij van wc-eend, I know. Het was leuk om samen over het ontstaan van de samenwerking, het boek en de ideeën te praten. Luisteren kan via Podimo.
Vorige week deelde ik het nieuws dat ik ontslag heb genomen bij Google en dat je het boek nu kunt bestellen. De hoeveelheid berichtjes en pre-orders waren overweldigend. Ik ben ontzettend dankbaar voor jullie enthousiasme. Ik hoop dat door dit boek je werkleven leuker, gelukkiger, gezonder, zinvoller en beter betaald wordt. Dat is nogal een belofte, die ik op 28 mei ga inlossen.
Voor bij de koffieautomaat = De nieuwsbrief waarvan je baas niet wil dat je ‘m leest. Er is wat veranderd aan deze nieuwsbrief. Na 6 (!!1!) jaar was het tijd voor een frisse foto en naam. Stiekem is deze nieuwsbrief al jaren de reden dat jij je baas een stapje voor bent. Zonder deze nieuwsbrief was het boek er niet geweest, dus verdiende het een opfrisbeurt. Wees niet bang: ik ga hier gewoon mee door. Ik vind het veel te leuk.