[FYI] E-mailetiquette

TL;DR: e-mail is een productivity killer. Dit zijn 5 manieren om beter te worden in e-mail. 1) Bedenk wat je wil bereiken 2) Stuur je e-mail aan de juiste mensen 3) Schrijf een goede e-mail 4) Kies het juiste (vaste) moment 5) Bespreek e-mailetiquette met collega’s.

Photo by Brett Jordan on Unsplash

We zijn volgens McKinsey 2,6 uur van de werkdag bezig met het lezen en beantwoorden van e-mail. Thijs Launspach stelt dat we op een werkdag 77 keer onze inbox checken. Je zou bijna denken dat werk bestaat uit meetings en e-mails. En meetings over e-mails en e-mails over meetings. We worden dagelijks bedolven onder een berg onduidelijke, slecht geschreven, irrelevante, non-urgente berichtjes, waardoor we amper aan het echte werk toekomen. Daarom is het de hoogste tijd voor e-mailetiquette. Goede gebruiken en duidelijk regels voor iedereen met een laptopbaan.

1. Bedenk wat je wil je bereiken.

Voordat je begint met tikken: wat is je doel en is e-mail dan het juiste middel? Omdat het zo makkelijk is, zijn we het gaan gebruiken voor praktisch alle doeleinden. Zo ontstaan er eindeloze discussies en lange e-mailthreads. Een grote beslissing nemen werkt niet goed via mail. Je team voorbereiden op een meeting, door het sturen van informatie en een duidelijke agenda, werkt juist top. Wees doelgericht en intentioneel.

2. Stuur je e-mail aan de juiste mensen.

De dagen dat je iedereen en hun moeder in cc zet zijn voorbij. Je hebt goed bedacht wat het doel is van je e-mail. Beperk de hoeveelheid ontvangers voor dat doel tot het absolute minimum. Creëer zo min mogelijk e-maillijsten, waar tientallen mensen tegelijk een e-mail ontvangen. En wanneer er een e-maillijst is waar veel mensen op staan, mag die niet worden misbruikt voor onzin. Wanneer jij 50 collega’s vraagt of er nog printpapier is, verspil je heel veel tijd en aandacht. Zorg dat alleen de juiste mensen je e-mail ontvangen.

3. Schrijf een goede e-mail.

• Een goed onderwerp. Het is fijn om direct te zien waar het over gaat. Een goede subjectline bevat duidelijkheid over het doel en de inhoud. Bijvoorbeeld: [Actie gevraagd] Voorbereiding teammeeting. Of met [FYI] (For Your Information) weet de lezer meteen dat het geen haast heeft en geen reactie vraagt. Met [URGENT] kun je in noodgevallen zorgen dat collega’s het snel zien. [Herinnering] maakt meteen duidelijk dat het een dubbele e-mail is. Gebruik dit om collega’s te helpen om de relevantie in te schatten.

• Een TL;DR (Too Long; Didn’t Read). Begin je e-mail met een korte samenvatting (een TL;DR). Zo ziet je collega meteen waar het over gaat en krijgen ze de belangrijkste informatie mee. Zo kunnen ze inschatten of het zin heeft om verder te lezen. Soms is een TL;DR zo goed dat de rest van e-mail overbodig is. Wat ons brengt bij het volgende punt.

• Mand. Schrijf korte zinnen. Kortere e-mails zijn altijd beter. Wees to the point.

• Sluit af met een duidelijk verzoek. Maak aan het eind concreet wat je wilt. Ook als er geen verdere actie nodig is. Je laatste zin moet de actie of vraag bevatten. Als er taken zijn voor collega’s gebruik dan @johan: wil jij voor volgende week uitzoeken wat de beste optie is en deze presenteren in de teammeeting.

• Voeg die bijlage toe. Je kan het.

4. Kies het juiste (vaste) moment

Laten we afspreken dat we stoppen met binnen een uur reageren. Er is zelden zo’n snelle reactie nodig. Dit geeft lucht, want hierdoor hoef je niet de godganse dag naar je inbox te kijken. Maak van je e-mail een afspraak in je agenda. Een date met je mailbox. Check op vaste momenten je mail (9.00 uur, 12.00 uur en 17.00 uur) en gebruik de rest van de dag voor het echte werk. Haal je werkmail van je privé-telefoon, als het kantoor in brand staat bellen ze je wel. Stop met ‘s avonds reageren op dingen die dagen kunnen wachten. Je hoeft niet te bewijzen dat je hard werkt door snel en veel te reageren.

5. Bespreek e-mailetiquette met collega’s

Deze tips kun je in je eentje toepassen en je collega’s zullen je dankbaar zijn. Maar het wordt pas echt leuk als het hele bedrijf meedoet. Stuur deze e-mail (ja, ik zie de ironie) door aan collega’s en zet het op de agenda voor de volgende meeting. Stel je voor dat je iedereen een half uur e-mailen per dag bespaart. Je baas zal je dankbaar zijn.

Groetjes,

Roland

In het nieuws 🗞️

• Transavia moet met terugwerkende kracht hun ‘stagiaires’ loon betalen en krijgt een boete. De arbeidsinspectie oordeelt dat er sprake is van een arbeidsrelatie. Stagiaires hadden dezelfde taken en schema’s als gewone collega’s. Een goede waarschuwing voor alle bazen die stagiaires als goedkope krachten inzetten. Een stage heeft als doel om iets te leren. Als je wilt dat er werk gedaan wordt, moet je iemand aannemen en daarvoor betalen.

• Japanse bedrijven sturen werknemers met hooikoorts naar een tropisch eiland. Japanners hebben bovengemiddeld veel last van hooikoorts. Zo’n 40% van de bevolking heeft klachten. De premier noemt het zelfs een nationale ziekte en dit heeft in het voorjaar gevolgen voor de economie, met een geschat productiviteitsverlies ter waarde van 1,4 miljard per dag. Op het tropische eiland Okinawa zijn er bijna geen pollen, dus sturen bedrijven hun werknemers op werkvakantie. Ik ben benieuwd welk Nederlands bedrijf hun mensen als eerste op de boot naar Terschelling zet.